Código de Conduta Ética

Código de Conduta Ética

A Alerta busca constantemente os mais altos padrões de comportamento ético e está comprometida a manter, com os seus diversos públicos de interesse, interno ou externo, um relacionamento baseado em confiança, transparência e boa-fé.


Este Código de Conduta Ética define as responsabilidades e a postura que devem pautar a atuação de nossos Profissionais em seu trabalho, principalmente quando envolva tarefas de Gestão de Pessoal, Compras e relação com o mercado fornecedor de produtos e serviços.

Vivenciar e tornar efetivas as disposições deste Código é conduta esperada de nossos Profissionais e deve inspirar todos os funcionários e fornecedores envolvidos em qualquer processo de aquisição de produtos e serviços.

Todos os colaboradores envolvidos na gestão receberão cópia impressa deste Código, bem como o Termo de Responsabilidade e Concordância com suas recomendações, o qual deverá ser assinado e arquivado.
 
 
Sumário
 
  1. Apresentação
  2. Valores e Princípios Éticos
  3. Normas de Conduta
  4. Gestão do Código
  5. Termo de Responsabilidade e Compromisso
 
1. APRESENTAÇÃO
1.1. Objetivo
O Código de Conduta Ética da Equipe de Gestão tem por objetivo principal servir como orientação aos colaboradores no exercício de suas atribuições, de forma a garantir a lisura e a integridade nos processos da empresa, sobretudo na atividade de gestão de pessoal, de aquisição e no relacionamento com os fornecedores de produtos e serviços.

1.2. Abrangência

A observância e cumprimento das orientações firmadas neste Código de Conduta é extensiva e aplicável a todos os colaboradores da Alerta que:
 
         i.            executam qualquer atividade relacionada à aquisição de produtos e serviços, de forma pontual ou como parte da atribuição do seu cargo, tais como: concorrências e tomadas de preço, compras diretas, compras de pequeno valor ou emergenciais, envolvendo ou não contatos com fornecedores;
 
        ii.            têm acesso a qualquer etapa ou documento dos processos conduzidos pela Área de Suprimentos ou Compras, ou possuem papoel ou função relevante no acompanhamento, avaliação técnica, cobrança ou controle de qualidade de produtos ou serviços adquiridos, seja de forma pontual ou rotineira;
 
  1. executam gestão direta ou indireta de equipe de colaboradores da empresa, sendo responsáveis por avaliações de desempenho, recomendações de carreira, contratação, demissão, medidas disciplinares, cobrança de tarefas e prazos, e acompanhamento de execução de medidas;
 
Os funcionários que exercerem funções com estes perfis são considerados “Gestores”, estando cientes de suas responsabilidades e comprometidos aos termos deste código.
 
É esperada dos fornecedores no relacionamento com a Alerta, no que couber, conduta que esteja em conformidade com este Código.
 

2. VALORES E PRINCÍPIOS ÉTICOS

Todos os funcionários da Alerta devem seguir os padrões éticos pelos quais são incentivados e responsabilizados, regidos pelos valores e princípios constantes do Código de Conduta Ética da empresa.
 
Todos os fornecedores da Alerta devem, também, seguir os padrões éticos e de responsabilidade regidos pelos códigos de ética da empresa, comprometendo-se a sempre incentivar e estimular a aplicação destes.
 
Alguns princípios devem ter suas peculiaridades reforçadas neste Código específico ao Gestor. São eles:

2.1. Integridade

2.1.1. Conflito de Interesses
O conflito de interesses, acontece principalmente nas situações em que a atuação do Profissional, seja no relacionamento com colaboradores ou com fornecedores, coloca a busca de benefícios próprios ou de terceiros à frente dos interesses da empresa.
 
Cabe aos funcionários da Alerta e aos nossos fornecedores sempre estimular e promover condutas que evitem situação de conflito ou irregularidade.
 
Exemplos de conflitos de interesses:
 
        i.          interesses financeiros que possam influenciar as decisões do Profissional de Compras quanto à condução dos negócios com fornecedores;
 
        ii.          uso de informações confidenciais;
 
      iii.       uso de itens de propriedade da Alerta para assuntos de interesse pessoal ou de terceiros, salvo quando autorizado;
 
     iv.            pleitear, com base em seu cargo, benefícios para uso de caráter pessoal.
 
a) Brindes e Presentes
 
A aceitação de presentes oferecidos por fornecedores pode comprometer a capacidade de julgamento e imparcialidade dos Gestores, bem como a isenção, lisura e transparência sobre os procedimentos de compras.
 
Não deverão ser aceitos presentes oferecidos por empresas fornecedoras, bem como por quaisquer dos seus funcionários, que possam representar relacionamento impróprio ou prejuízo financeiro ou de reputação para a Alerta.

Podem ser aceitos brindes institucionais publicitários contendo logomarca, tais como canetas, chaveiros, agendas, porta cartão etc.

b) Eventos Sociais
Devido aos contatos comerciais entre o Gestor e os fornecedores, podem surgir convites para eventos sociais. Repetidos convites podem caracterizar conflito de interesses, cabendo ao profissional envolvido avaliar cada situação, recusando-os caso perceba que possam representar relacionamento impróprio.

c) Devolução de Amostras

As amostras de produtos de propriedade de terceiros devem ser devolvidas imediatamente após a conclusão do processo de aquisição.

2.2. Segurança da Informação

Todos os documentos da empresa, tais como regulamentos internos, planilhas de controle, propostas técnicas e/ou comerciais, mapas de cotações, cadastros de fornecedores e contratos, devem ser tratados de forma confidencial.
 
Nome de funcionários, locais de trabalho, preços praticados, especificações de serviços, condições de fornecimento, nome das empresas parceiras etc. não devem ser divulgadas fora do ambiente necessário para execução das atividades profissionais do Gestor.

2.3. Legalidade e Responsabilidade
Gestores deve sempre observar Critérios de Responsabilidade Legais e Socioambientais nas suas ações, sendo seu dever:
 
  1. promover continuamente o questionamento a em relação às atividades da empresa ou parceiros comerciais sobre as características de seus produtos ou serviços, garantindo sua legalidade e regularidade, além de promover a análise do seu impacto nos aspectos sociais e ambientais, sempre focando e concentrando esforços na realização de serviços e aquisição de produtos e serviços sustentáveis e na possibilidade de redução do consumo;
 
  1. ser agente de conscientização para o engajamento de colaboradores e fornecedores na cultura de Responsabilidade;
 
  1. promover a conscientização de sua equipe sobre a importância do processo de avaliação e monitoramento contínuo dos aspectos legais e socioambientais da empresa e de seus fornecedores, inclusive por meio de visitas com a finalidade de verificar instalações, condições de trabalho etc.
 

3. NORMAS DE CONDUTA

3.1. No Desempenho da Função

O Gestor deverá:
 
         i.            contribuir de todas as maneiras para melhorar os resultados da empresa;
 
        ii.            tratar seus colaboradores diretos ou indiretos, além de fornecedores com os quais tenha relação, com isenção e profissionalismo, rejeitando qualquer tentativa ou mesmo aparência de favorecimento;
 
      iii.            pautar suas decisões com colaboradores por critérios objetivos que levem em conta desempenho, contribuição à empresa, perspectivas de crescimento profissional, respeito e dignidade humana dos colaboradores;
 
     iv.            pautar suas negociações com fornecedores por critérios objetivos que levem em conta qualidade, preço, prazo e legalidade do fornecedor e do produto;
 
      v.            manter confidencialidade sobre os procedimentos internos ou sobre qualquer informação obtida em razão do exercício da função; e zelar para que sua equipe e seus parceiros resguardem a confidencialidade das informações, mantendo absoluto sigilo sobre quaisquer dados, materiais, documentos, especificações técnicas e comerciais que venham a ter conhecimento ou acesso.

3.2. Na Comunicação

Em todos os canais utilizados, a comunicação deve ocorrer de forma clara e objetiva, devendo o Gestor:
 
      i.        comunicar-se igualitariamente com todos os membros de sua equipe, jamais fornecendo informação de interesse coletivo de forma individual ou diferenciada;
 
    ii.        passar informações a sua equipe por escrito, sempre que necessário ou solicitado, garantindo a clareza de diretrizes e ações;
 
   iii.        sempre realizar qualquer combinado com seus funcionários por escrito, evitando mal-entendidos futuros, e jamais fazendo promessas que não poderão ser realizadas;
 
   iv.        não divulgar, sob qualquer pretexto, informações pessoais a fornecedores, tais como endereço, telefones residencial, celular e e-mail;
 
    v.        comunicar-se com fornecedores preferencialmente nas dependências da Alerta, utilizando sempre o seu próprio ramal e e-mail comercial;
 
   vi.        ao atender pedidos de informação sobre suas atividades, fornecê-las apenas quando o assunto for da sua competência direta; se não for o caso, remeter o interlocutor à fonte de informação mais adequada;
 
 vii.        não fornecer informação restrita ou confidencial, justificando-se perante o interlocutor sobre sua obrigação de confidencialidade;
 
 viii.        na dúvida quanto ao interlocutor, sua intenção ou sobre a informação solicitada, exigir que o pedido seja feito por escrito e informar imediatamente ao seu superior hierárquico; e
 
   ix.        nas comunicações escritas, observar os modelos de correspondências definidos pela Alerta.
 
3.3. No Relacionamento

A manutenção de ambiente saudável e de confiança mútua fortalece o comportamento ético e o desenvolvimento da equipe de gestão. Desta forma, o respeito, a empatia e a solidariedade são comportamentos esperados.
 
Em situação de conflito entre pessoas, deve-se procurar resolver o problema de maneira conciliatória, não se utilizando de sua posição hierárquica para impor posturas que contrariem as disposições deste Código ou de qualquer outra Política da empresa. Espera-se que os detentores de cargos de liderança façam uso de sua autoridade para promover o sucesso de seus colaboradores.

4. GESTÃO DO CÓDIGO

4.1. Gestão da Conduta Ética
 
O Conselho de Administração e a Diretoria Executiva são os responsáveis finais pela proposição de ações quanto à disseminação e cumprimento dos Códigos de Conduta Ética, de modo a assegurar sua eficácia e efetividade.
 
Os canais de Compliance e Ouvidoria da empresa são os responsáveis diretos pela sua aplicação.

4.2. Procedimentos perante dúvidas, situações conflitantes ou ações contrárias aos princípios deste Código de Conduta Ética
 
Este Código de Conduta Ética legitima as políticas e normas estabelecidas pela Alerta. Ações impróprias de uma ou mais pessoas podem ter efeitos em cadeia sobre todo o grupo ou comunidade, podendo atingir, em casos extremos, a própria imagem da empresa.
 
Assim, recomenda-se que sejam reportadas as situações e negócios com aparência suspeita ou práticas de condutas impróprias, como por exemplo:
 
      i.        suborno ou tentativa de suborno;
 
    ii.        vazamento de informações que possam comprometer a integridade da empresa ou de qualquer de seus funcionários;
 
   iii.        violação de regras ou postura inadequada;
 
   iv.        recebimento de vantagens indevidas de terceiros, ou outras situações que possam gerar conflito de interesses;

Considerando que dificilmente um código de conduta ética abrange todas as situações encontradas na prática, acreditamos no senso de julgamento de cada um, incentivando-os a consultar, em caso de dúvidas, outros colaboradores, o gestor responsável de sua área, ou diretamente o setor de Compliance.
 
Sempre que necessário, fica à disposição de todos, para eventuais dúvidas, o canal de comunicação confidencial@alerta.com.br, tanto para OUVIDORIA, quanto para questões de COMPLIANCE.

Situações conflitantes com este Código de Conduta Ética Setorial ou que não estejam nele contidas podem surgir de forma inesperada em nosso cotidiano, cabendo a cada um a responsabilidade de um posicionamento a respeito.

4.3. Violações a este Código de Conduta Ética

Denúncias e manifestações por parte de colaboradores ou de terceiros que tenham conhecimento de violações a este Código de Conduta Ética, bem como quaisquer informações acerca de eventual descumprimento de dispositivos legais e normativos aplicáveis à empresa podem ser feitas ao superior imediato, à Gerência ou respectiva Diretoria, ou ainda por meio do seguinte canal:
As denúncias devem ser feitas por e-mail, escritas e assinadas, sendo que o canal confidencial se compromete a manter a confidencialidade de toda denúncia realizada.
 
É garantido o direito de relato anônimo (não assinado), sempre demonstrando cuidado na apresentação dos fatos, juntando, se possível, documentos que comprovem sua afirmação.

O teor das denúncias deve ser sempre o mais completo possível, a fim de possibilitar o início de eventual processo de investigação.